Менеджер по закупкам – это человек, который занимается анализом текущего состояния товарно-материальной базы и самостоятельно принимает решения по ее пополнению или обновлению. На данной позиции чаще всего работодатели хотят видеть человека с аналитическим складом ума, а также хорошо развитыми коммуникативными навыками. Помимо отслеживания товарных остатков и оценки состояния материальной базы, менеджер по закупкам непосредственно занимается поиском выгодных поставщиков, ведением переговоров и заключением контрактов на поставку. В этой связи, очень большую роль играет то, насколько хорошо у этого специалиста развиты soft skills. О том, какие именно навыки ценятся в данной профессии, а также какие обязанности возлагаются на специалиста, какие он имеет права и какую несет ответственность, мы сегодня и поговорим.
Введение
В исходной статье «Кто такой менеджер фитнес-клуба» я рассказывал о том, что в рамках большинства компаний, само по себе слово менеджер не объясняет ничего, ровно до тех пор, пока мы не выясним, за что конкретно он отвечает, – за продажи, за наем персонала, за маркетинг и так далее. В данной статье мы подробно поговорим о том, кто такой менеджер по закупкам. Сначала мы выясним, что он должен знать и уметь, а затем детально рассмотрим такой документ, как должностная инструкция менеджера по закупкам. Этот документ полностью описывает предъявляемые к нему требования, права и ответственности специалиста, начиная с общих положений – как он может быть принят на работу и кому он подчиняется, заканчивая тем, за что он может быть уволен с работы. Итак, приступим.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Начнем с того, что менеджер по закупкам обязан иметь как минимум среднее специальное, как максимум вузовское образование в сфере экономики, финансов или управления предприятием. При устройстве на работу большим плюсом как обычно является опыт работы на аналогичной должности. В зависимости от рынка, на котором работает компания или целевой аудитории, на которую она ориентирована, может потребоваться знание английского или иного иностранного языка. Поскольку работа во многом связана с общением, ведением переговоров и постоянными попытками «выторговать» скидку или «выбороть» выгодные условия, кандидат должен обладать хорошо развитыми навыками общения, влияния, убеждения и работы с возражениями. Навыки работы с компьютером – это must have.
Общие положения
1.1 Менеджер по закупкам причисляется к категории специалистов; 1.2 Менеджер по закупкам может быть принят на работу или уволен с нее только приказом вышестоящего должностного лица – чаще всего начальника департамента закупок (в том числе директора фитнес-клуба); 1.3 Менеджер по закупкам находится в непосредственном подчинении у начальника департамента закупок; 1.4 В случае отсутствия на рабочем месте менеджера по закупкам, его полномочия могут быть переданы иному сотруднику, о чем тот должен быть уведомлен заблаговременно; 1.5 На позицию менеджера по закупкам может быть нанят человек со средним специальным или вузовским образованием, а также опытом работы на аналогичной должности не меньше года; 1.6 Менеджер по закупкам обязан быть ознакомлен с основными положениями гражданского, а также коммерческого права, с классическими шаблонами контрактов закупок, продаж, поставок и правилами ведения отчетной документации, полным перечнем товаров, услуг, их предназначения и свойств, технологией формирования цены, базовыми процедурами формирования закупок и актуальными способами ведения отчетной документации; 1.7 Менеджер по закупкам в своей работе опирается на законодательную базу, устав организации, положения ее трудового распорядка, приказы прямых руководителей (в том числе владельца бизнеса), а также на эту конкретную инструкцию.
Служебные обязанности
Менеджер по закупкам должен соблюдать следующие правила: 2.1 Поддерживать товарный ассортимент на установленном компанией уровне; 2.2 Выполнять установленные планом показатели по обновлению и замене конкретных товарных позиций или сервисных предложений; 2.3 Заниматься поиском выгодных контрагентов, изысканием высокомаржинальных ценовых предложений, составлением коммерческих предложений и обоснованием экономической целесообразности обновления товарно-складских запасов; 2.4 Вести активные переговоры со снабженцами, дистрибьюторами, посредниками и договариваться об условиях поставки со своим непосредственным начальником; 2.5 Он формирует листы заказов для снабжения; 2.6 Следит за состоянием заказа; 2.7 Занимается контролем взятых компанией обязательств перед третьими лицами; 2.8 Занимается ведением документооборота; 2.9 Анализирует уровень сбыта продукции или степень износа оборудования и совместно со специалистами по маркетингу разрабатывает мероприятия по ликвидации товарных остатков или обновлению материальной базы; 2.10 Занимается оценкой тех товаров или услуг, которые не пользуются спросом у клиентов и которые необходимо удалить из прейскуранта; 2.11 Занимается отслеживанием товарно-материальных запасов и принимает решения по своевременному их пополнению; 2.12 Проводит оценку товаров и услуг повышенного спроса и принимает меры по обновлению соответствующей товарной или технической базы; 2.13 Взаимодействует с другими отделами компании по предоставлению им необходимой информации; 2.14 Дает консультации отделам продаж или маркетинга по продвижению соответствующих товаров или услуг; 2.15 Исполняет приказы и поручения вышестоящих должностных лиц.
Права менеджера
Менеджер по закупкам имеет полное право на: 3.1 Самостоятельное принятие решений в пределах своей области компетенции и зоны ответственности; 3.2 Он имеет право получать любую информацию, которая касается отдела закупок как напрямую от департаментов, так и через своего руководителя; 3.3 Распоряжаться ресурсами компании в рамках, установленных ее уставом или иной внутренней документацией; 3.4 Выносить на рассмотрение руководства предложения об улучшении условий труда; 3.5 Своевременно докладывать руководству об обнаруженных проблемах и недостатках в работе и выдвигать предложения по их ликвидации; 3.6 Требовать от вышестоящих должностных лиц обеспечения надлежащих условий для выполнения своих должностных обязанностей.
Ответственности
На менеджера по закупкам возлагается ответственность за: 4.1 Небрежное или невнимательное отношение к выполнению своих непосредственных обязанностей; 4.2 За нарушение правил, прописанных во внутренней документации компании; 4.3 За нарушение норм, установленных действующим законодательством; 4.4 За отказ от выполнения прямых поручений вышестоящих должностных лиц; 4.5 За разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну и которая изначально не предназначена для широкой общественности; 4.6 За нанесение компании технического, финансового или репутационного ущерба; 4.7 За нарушение правил техники безопасности, в том числе пожарной безопасности, а также норм охраны труда и трудовой дисциплины.
Заключение
Менеджер по закупкам, даже в рамках своей профессии нередко может заниматься совершенно разными обязанностями. Компания, которая занимается продажей товаров, может требовать от него отслеживать и пополнять товарный ассортимент. Компания, которая занимается предоставлением услуг, может потребовать от него отслеживать и обновлять состояние материальной базы. Компания, которая продает и товары и услуги может возложить на него обязанности по обеим направлениям. Кроме того, закупки могут быть индивидуальными (для конкретного человека) или корпоративными (для компании или даже нескольких ее филиалов). Так или иначе, в закупках главное – поиск наиболее выгодных условий для пополнения или обновления товарно-материальной базы.
Автор статьи – Давиденко Феликс
Написать ответ